5W2H: Como Fazer um Plano de Ação

O modelo 5W2H é uma ferramenta eficaz para o planejamento e a execução de projetos, proporcionando uma visão abrangente e detalhada de todos os aspectos essenciais. O modelo 5W2H oferece uma série de benefícios para gestores; que vão desde a clareza e organização até a melhoria da comunicação, passando pela tomada de decisão informada, controle eficiente e flexibilidade.

Entenda o conceito do 5W2H, liste as perguntas do modelo e saiba se é possível obter todas as respostas para os projetos do seu empreendimento.

O Que é 5W2H?

O modelo 5W2H é uma ferramenta de gestão utilizada para planejar, organizar e executar projetos ou atividades de forma eficiente e clara. Seu nome é derivado das iniciais das perguntas em inglês que o compõem: What (O que?), Why (Por que?), Where (Onde?), When (Quando?), Who (Quem?), How (Como?) e How much (Quanto custa?).

Este modelo é amplamente utilizado em diversos setores, incluindo administração, engenharia, marketing e gestão de projetos, devido à sua simplicidade e eficácia em garantir que todos os aspectos importantes de uma tarefa sejam considerados e detalhados.

A primeira pergunta, “What?” (O que?), se refere à definição clara e precisa do que será realizado. É essencial que todos os envolvidos compreendam exatamente o objetivo ou a tarefa a ser executada. Essa definição evita mal-entendidos e assegura que todos estejam alinhados quanto às metas e expectativas do projeto. Por exemplo, se o projeto é a implementação de um novo sistema de gestão de estoque, é necessário descrever o que exatamente esse sistema deve fazer e quais problemas ele deve resolver.

A segunda pergunta, “Why?” (Por que?), aborda a justificativa e a importância da tarefa ou projeto. Compreender o motivo por trás da iniciativa ajuda a garantir o comprometimento e a motivação da equipe. Além disso, a justificativa deve estar alinhada com os objetivos estratégicos da organização. Usando o exemplo anterior, a justificativa para implementar um novo sistema de gestão de estoque poderia ser a necessidade de reduzir custos, melhorar a eficiência operacional ou atender melhor os clientes.

A terceira pergunta, “Where?” (Onde?), determina o local onde a atividade será realizada. No contexto de um projeto, isso pode significar o departamento específico, a filial da empresa ou até mesmo a plataforma digital onde as ações ocorrerão. Saber onde as atividades serão executadas ajuda a organizar os recursos e a logística necessários. Por exemplo, se o novo sistema de gestão de estoque será implementado em todas as filiais de uma rede de lojas, é preciso planejar a logística para cada local.

A quarta pergunta, “When?” (Quando?), estabelece o cronograma do projeto. Definir prazos claros para o início e término das atividades é crucial para a gestão do tempo e para garantir que o projeto seja concluído dentro do prazo estipulado. Um cronograma detalhado também ajuda a monitorar o progresso e a identificar possíveis atrasos. No caso do sistema de gestão de estoque, o cronograma pode incluir etapas como a seleção do software, a instalação, o treinamento dos funcionários e a fase de testes.

A quinta pergunta, “Who?” (Quem?), identifica os responsáveis por cada tarefa. A definição clara de responsabilidades evita ambiguidades e garante que todos saibam exatamente o que se espera deles; o que facilita a coordenação e a comunicação entre os membros da equipe. Continuando com o exemplo, é necessário definir quem será o responsável pela seleção do software, pela implementação, pelo treinamento e pelo suporte técnico.

A sexta pergunta, “How?” (Como?), descreve a metodologia e os procedimentos que serão adotados para realizar a tarefa. Neste momento são listados os recursos, ferramentas e técnicas que serão utilizados, bem como os passos específicos a serem seguidos. Um planejamento detalhado de como as ações serão executadas ajuda a evitar problemas e a garantir a eficiência. No caso do sistema de gestão de estoque, isso pode envolver a escolha da tecnologia, a integração com sistemas existentes e a capacitação dos usuários.

Finalmente, a sétima pergunta, “How much?” (Quanto custa?), se refere ao orçamento necessário para a execução do projeto. Essa etapa inclui todos os custos envolvidos, desde a aquisição de recursos até despesas operacionais e contingências. Ter uma estimativa clara dos custos ajuda a assegurar que o projeto seja viável financeiramente e a evitar surpresas desagradáveis. Para o sistema de gestão de estoque, é necessário calcular os custos do software, da instalação, do treinamento e da manutenção.

Ao responder às perguntas “O que?”, “Por que?”, “Onde?”, “Quando?”, “Quem?”, “Como?” e “Quanto custa?”, as organizações podem garantir que seus projetos sejam bem organizados, executados de maneira eficiente e que alcancem seus objetivos com sucesso.

Vantagens de Utilizar o 5W2H

Utilizar o modelo 5W2H oferece diversas vantagens para a gestão de projetos e processos organizacionais, ajudando a garantir clareza, eficiência e eficácia.

Primeiramente, uma das principais vantagens é a clareza na definição de objetivos e tarefas. Ao responder às perguntas “O que?”, “Por que?”, “Onde?”, “Quando?”, “Quem?”, “Como?” e “Quanto custa?”, todas as partes envolvidas têm uma compreensão clara e detalhada do que precisa ser feito. Essas informações eliminam ambiguidades e mal-entendidos, garantindo que todos estejam alinhados quanto às expectativas e metas do projeto.

Outra vantagem significativa é a facilitação do planejamento e organização. O modelo 5W2H permite uma análise sistemática e estruturada de todos os aspectos importantes de um projeto. Ao detalhar cada elemento, os gestores podem identificar e antecipar possíveis desafios, planejar os recursos necessários e definir cronogramas realistas. Essa conferência resulta em um planejamento mais robusto e menos suscetível a imprevistos, aumentando a probabilidade de sucesso do projeto.

A atribuição clara de responsabilidades é outro benefício crucial. Ao especificar “Quem?” será responsável por cada tarefa, o modelo 5W2H garante que não haja confusão sobre as responsabilidades individuais. Essa delegação melhora a accountability, pois cada membro da equipe sabe exatamente o que se espera dele, facilitando a coordenação e a comunicação entre os envolvidos. Com responsabilidades bem definidas, é mais fácil monitorar o progresso e identificar rapidamente qualquer desvio do plano.

O 5W2H também melhora a comunicação dentro da organização. A clareza e a estrutura proporcionadas pelo modelo facilitam a disseminação de informações entre os membros da equipe, departamentos e até mesmo com partes externas, como fornecedores e clientes. Uma comunicação eficaz é essencial para a coordenação de esforços e para a manutenção do alinhamento entre todos os stakeholders ao longo do projeto.

A tomada de decisão informada é outra vantagem importante. Ao responder à pergunta “Por que?”, a organização justifica e fundamenta cada ação e decisão tomada; o que proporciona uma base sólida para a tomada de decisões, garantindo que elas sejam alinhadas com os objetivos estratégicos da organização e baseadas em análises racionais e dados concretos. Decisões bem informadas aumentam a eficiência e a eficácia do projeto, reduzindo riscos e otimizando o uso de recursos.

O modelo 5W2H facilita o controle e o monitoramento do projeto. Com um plano bem detalhado e estruturado, fica mais fácil acompanhar o progresso das atividades, identificar desvios e implementar ações corretivas quando necessário. O monitoramento contínuo permite que a equipe mantenha o projeto dentro do cronograma e do orçamento, assegurando a entrega de resultados conforme planejado.

A flexibilidade e adaptabilidade do modelo 5W2H também são notáveis. Ele pode ser aplicado a projetos de qualquer tamanho e complexidade, desde pequenas tarefas operacionais até grandes iniciativas estratégicas. Sua simplicidade e versatilidade permitem que seja utilizado em diferentes setores e contextos, adaptando-se às necessidades específicas de cada organização.

Finalmente, o modelo 5W2H promove a transparência e o alinhamento estratégico. Ao documentar detalhadamente cada aspecto do projeto, ele garante que todas as partes interessadas tenham acesso às mesmas informações, promovendo transparência e confiança. Além disso, ao alinhar as ações com os objetivos estratégicos da organização, o modelo contribui para a realização da visão e missão da empresa.

Essas vantagens tornam o 5W2H uma ferramenta valiosa para qualquer organização que busca melhorar a gestão de seus projetos e processos, garantindo resultados eficazes e alinhados com seus objetivos estratégicos.

Exemplos do 5W2H em Empresas

O modelo 5W2H pode ser aplicado de várias formas em diferentes tipos de empresas para otimizar processos, melhorar a comunicação e garantir a eficácia dos projetos. Para que possa entender melhor, confira alguns exemplos de como o 5W2H pode ser utilizado em contextos empresariais.

Exemplo 5W2H: Lançamento de Produto Numa Empresa de Tecnologia

What (O que?): Lançar um novo software de gestão empresarial.

Why (Por que?):

• Atender à demanda do mercado por soluções mais integradas e eficientes.
• Diferenciar-se dos concorrentes e aumentar a participação de mercado.

Where (Onde?): Lançamento global, com foco inicial nos mercados da América do Norte e Europa.

When (Quando?):

• Desenvolvimento: Janeiro a Julho.
• Testes Beta: Agosto a Setembro.
• Lançamento oficial: Outubro.

Who (Quem?):

• Equipe de desenvolvimento de software.
• Equipe de marketing e vendas.
• Equipe de suporte ao cliente.

How (Como?):

• Pesquisa e desenvolvimento com base em feedbacks de clientes atuais.
• Testes internos e beta com um grupo seleto de usuários.
• Campanha de marketing digital e participação em feiras de tecnologia.
• Treinamento da equipe de suporte para o novo produto.

How much (Quanto custa?):

• Orçamento de desenvolvimento: $500.000.
• Orçamento de marketing: $200.000.
• Orçamento de suporte e treinamento: $100.000.

Exemplo 5W2H: Melhoria do Atendimento ao Cliente Num Ecommerce

What (O que?): Melhorar o atendimento ao cliente para aumentar a satisfação e fidelização.

Why (Por que?):

• Reduzir a taxa de churn.
• Aumentar a taxa de recompra.
• Melhorar a reputação da marca.

Where (Onde?): Serviço de atendimento ao cliente online e call center.

When (Quando?):

• Análise de situação atual: Janeiro.
• Planejamento e treinamento: Fevereiro a Março.
• Implementação de melhorias: Abril a Junho.
• Avaliação de resultados: Julho a Dezembro.

Who (Quem?):

• Equipe de atendimento ao cliente.
• Gerentes de operações.
• Consultores especializados em experiência do cliente.

How (Como?):

• Pesquisas de satisfação para identificar pontos fracos.
• Treinamento da equipe em técnicas de atendimento e resolução de problemas.
• Implementação de um sistema de CRM (Customer Relationship Management) para melhor gestão das interações com clientes.
• Monitoramento contínuo e feedback regular para a equipe.

How much (Quanto custa?):

• Pesquisa de satisfação: R$10.000.
• Treinamento e workshops: R$15.000.
• Implementação do sistema CRM: R$50.000.
• Monitoramento e feedback: R$5.000 por mês.

Esses exemplos ilustram como o modelo 5W2H pode ser aplicado em diferentes setores e contextos, garantindo uma abordagem estruturada e abrangente para o planejamento e a execução de projetos empresariais.

Plano de Ação 5W2H

Elaborar um plano de ação utilizando o modelo 5W2H envolve responder detalhadamente às sete perguntas que compõem esse método: What (O que?), Why (Por que?), Where (Onde?), When (Quando?), Who (Quem?), How (Como?) e How much (Quanto custa?).

Confira na prática como cada uma dessas perguntas pode ser abordada para desenvolver um plano de ação eficaz.

What (O que?)

O primeiro passo é definir claramente o que precisa ser feito. Esta é a etapa de identificação do problema ou objetivo que o plano de ação deve abordar. Por exemplo, se a empresa deseja melhorar a satisfação do cliente, o “O que?” poderia ser: “Implementar um novo sistema de atendimento ao cliente para reduzir o tempo de resposta e aumentar a taxa de resolução de problemas no primeiro contato.”.

Essa definição deve ser clara e específica para garantir que todos os envolvidos entendam exatamente qual é a tarefa ou objetivo.

Why (Por Que?)

Em seguida, deve-se explicar a justificativa e a importância da ação. Continuando com o exemplo, a pergunta “Por que?” poderia ser respondida da seguinte forma: “A melhoria no atendimento ao cliente é necessária para reduzir a taxa de churn, aumentar a fidelização dos clientes e melhorar a reputação da empresa no mercado.”.

Essa explicação ajuda a alinhar todos os envolvidos quanto à importância da ação e aos benefícios esperados.

Where (Onde?)

Determinar onde a ação será realizada é crucial para a organização dos recursos e logística. No exemplo do atendimento ao cliente, “Onde?” poderia ser: “O novo sistema será implementado inicialmente no call center principal da empresa e, posteriormente, expandido para as filiais regionais.”.

Essa especificação ajuda a coordenar os esforços e recursos necessários para diferentes locais de implementação.

When (Quando?)

Definir um cronograma é essencial para garantir que as ações sejam realizadas dentro de um prazo adequado. Para o sistema de atendimento ao cliente, a resposta “Quando?” poderia ser: “O projeto de implementação começará em setembro, com um prazo de três meses para conclusão da fase inicial e expansão prevista para o primeiro trimestre do ano seguinte.”.

Esse cronograma detalhado permite o monitoramento do progresso e a realização de ajustes conforme necessário.

Who (Quem?)

Identificar quem são os responsáveis por cada etapa da ação é fundamental para evitar ambiguidades e garantir a responsabilidade. No caso do atendimento ao cliente, “Quem?” poderia ser: “A equipe de TI será responsável pela implementação técnica do sistema, enquanto a equipe de atendimento ao cliente receberá treinamento específico. O gerente de operações coordenará todo o projeto e reportará o progresso à diretoria.”.

Essa definição clara de responsabilidades assegura que todos saibam exatamente o que se espera deles.

How (Como?)

Descrever como a ação será realizada envolve detalhar os métodos, processos e recursos necessários. Para o novo sistema de atendimento, “Como?” poderia ser: “O projeto começará com a seleção de um fornecedor de software adequado, seguido pela personalização do sistema para atender às necessidades específicas da empresa. Após a implementação técnica, a equipe receberá treinamento intensivo e será criada uma fase de testes para ajustes antes do lançamento oficial.”.

Esse detalhamento ajuda a antecipar possíveis desafios e a planejar soluções adequadas.

How Much (Quanto Custa?)

Por último, é necessário definir os custos envolvidos na ação. Para o sistema de atendimento ao cliente, “Quanto custa?” poderia ser: “O orçamento total estimado é de R$50.000, incluindo a aquisição do software, personalização, treinamento da equipe e manutenção inicial. Uma reserva adicional de R$10.000 será alocada para imprevistos e ajustes durante a fase de testes.”.

Essa especificação financeira garante que os recursos estejam disponíveis e que o projeto seja viável economicamente.

Exemplo Completo de Plano de Ação com 5W2H

What (O que?): Implementar um novo sistema de atendimento ao cliente.

Why (Por que?): Melhorar a satisfação do cliente, reduzir a taxa de churn e aumentar a fidelização.

Where (Onde?): Inicialmente no call center principal, com expansão para filiais regionais.

When (Quando?): Início em setembro, com conclusão da fase inicial em três meses e expansão no primeiro trimestre do ano seguinte.

Who (Quem?): Equipe de TI (implementação técnica), equipe de atendimento ao cliente (treinamento), gerente de operações (coordenação).

How (Como?): Seleção do fornecedor de software, personalização do sistema, treinamento da equipe, fase de testes, lançamento oficial.

How much (Quanto custa?): Orçamento de R$50.000, com uma reserva adicional de R$10.000 para imprevistos.

Ao seguir esses passos e responder detalhadamente a cada uma das perguntas do modelo 5W2H, é possível desenvolver um plano de ação estruturado e eficiente. Essa documentação garante que todas as etapas e aspectos críticos sejam considerados, aumentando as chances de sucesso do projeto e facilitando sua execução e monitoramento.

5W2H no Power BI

Para ilustrar a flexibilidade e capacidade da ferramenta, vamos apresentar como o modelo 5W2H pode ser efetivamente utilizado em conjunto com o Power BI, um software de business intelligence da Microsoft, para planejar, implementar e monitorar projetos e atividades dentro de uma organização. O Power BI é uma ferramenta poderosa para visualização e análise de dados, e ao integrá-lo com a metodologia 5W2H, é possível obter insights detalhados e tomar decisões mais informadas.

Confira como essa integração entre 5W2H e Power BI pode ser realizada de forma detalhada e eficiente.

Para começar, na fase de definição do projeto (What), o Power BI pode ser utilizado para criar dashboards que visualizem os objetivos e as metas do projeto. Por exemplo, pode incluir gráficos e indicadores de desempenho chave (KPIs) que mostram claramente o que o projeto pretende alcançar. Por exemplo, se o objetivo é melhorar o atendimento ao cliente, os dashboards podem mostrar métricas atuais de satisfação do cliente, tempos de resposta e resolução de problemas.

Na justificação do projeto (Why), o Power BI é útil para analisar dados históricos e tendências que justificam a necessidade do projeto. Usando relatórios e gráficos, é possível demonstrar as razões pelas quais o projeto é importante. Por exemplo, se a justificativa for baseada em uma queda na satisfação do cliente, o Power BI pode exibir dados históricos que mostram a tendência de declínio e sua correlação com fatores internos e externos, como mudanças no mercado ou na concorrência.

Quanto à localização (Where), o Power BI pode mapear geograficamente onde as ações serão realizadas. Essa informação ou dado é particularmente útil para empresas com múltiplas unidades ou áreas de operação. Por exemplo, um mapa interativo no Power BI pode mostrar quais filiais serão impactadas por um novo processo ou onde as novas iniciativas de marketing serão implementadas, facilitando a visualização espacial dos dados e a identificação de áreas prioritárias.

No aspecto do cronograma (When), o Power BI pode ser utilizado para criar visualizações de linha do tempo que mostram as etapas do projeto e seus respectivos prazos. O gestor pode utilizar gráficos de Gantt, que são excelentes para visualizar o progresso do projeto ao longo do tempo. Dessa forma, é possível monitorar o andamento das tarefas, identificar atrasos e ajustar o planejamento conforme necessário.

Em relação à responsabilidade (Who), o Power BI pode ser configurado para mostrar quem são os responsáveis por cada tarefa dentro do projeto. Os Dashboards podem incluir listas de equipes, líderes de projeto e suas respectivas atribuições, permitindo um acompanhamento claro e transparente. Relatórios de performance individual também podem ser gerados para avaliar a contribuição de cada membro da equipe.

Para a metodologia (How), o Power BI pode ilustrar os processos e as etapas a serem seguidos. É possível visualizar através de fluxogramas e diagramas de processos inseridos nos relatórios, explicando detalhadamente como cada ação será executada. Além disso, indicadores de sucesso e checklists podem ser monitorados para garantir que cada etapa está sendo cumprida conforme planejado.

Finalmente, no aspecto de custos (How much), o Power BI é extremamente útil para o controle financeiro. Ele pode integrar dados de orçamento e gastos reais, permitindo comparações em tempo real. Dashboards financeiros podem mostrar os custos previstos versus os realizados, ajudando a identificar desvios e tomar ações corretivas rapidamente. Análises detalhadas de custos podem ser apresentadas, facilitando a gestão do orçamento e a alocação eficiente dos recursos.

Ao combinar o modelo 5W2H com o Power BI, uma organização consegue não apenas planejar e estruturar seus projetos de maneira clara, mas também monitorá-los em tempo real com dados atualizados. Esse processo resulta em uma gestão mais eficiente, decisões mais informadas e uma maior capacidade de adaptação às mudanças e desafios ao longo do projeto. A visualização e análise contínua de dados no Power BI permitem um acompanhamento constante, garantindo que os objetivos e metas definidos sejam alcançados com eficácia.

E então, o que achou da metodologia 5W2H como ferramenta de gestão de projetos? Se quiser, você pode deixar um comentário e compartilhar sua experiência com outros gestores que acompanham o Blog da Okay, Hub de Negócios e Coworking.