5 Dicas Para Realizar Uma Reunião Produtiva
Já saiu daquela longa reunião e no fim percebeu que não foi tão produtiva quanto se esperava? Isso é um dos problemas que ocorrem quando não se tem um planejamento de suas reuniões e, por incrível que pareça, é muito comum reuniões ocorrerem sem planejamento algum.
Para melhorar a qualidade de suas reuniões, continue com a gente e saiba 5 dicas para realizar a reunião produtiva.
Qual a Importância Das Reuniões?
As reuniões são muito importantes para alinhamento de atividades, comunicação e relacionamento interpessoal das equipes que compõem as empresas. Podem ser realizadas diariamente, semanalmente, mensalmente, isso varia de acordo com a demanda de cada segmento.
Entre todas as suas formas, uma coisa que não se pode negar é que são fundamentais para o bom andamento empresarial, pois visam o bom desempenho da equipe em prol de ideias e satisfação.
Esses são os principais objetivos de realizar reuniões:
- Interação da equipe: estabelecer um contato das equipes e setores que compõem a empresa.
- Resolução de pendências: resolver assuntos mais pertinentes de forma coletiva, como: prazos, processos, etc.
- Surgimentos de ideias inovadoras: abrir espaço para diálogo, apresentação de novas ideias e questionamentos.
- Comunicados oficiais: momento de esclarecer pautas e decisões corporativas tomadas pela liderança.
- Quebra da rotina: proporciona um momento de descontração entre a equipe, o que pode ser muito positivo para o andamento das atividades.
Dicas de Como Realizar Uma Reunião Produtiva
Defina o Assunto da Reunião Previamente
Esse ponto é fundamental para que o foco da reunião não seja perdido. Se for possível, encaminhar à equipe esse tema pode ser ainda melhor, pois as demandas que tiverem dentro daquele assunto já podem ser analisadas pelos integrantes, tornando a reunião muito mais produtiva.
Tenha Clareza Acerca Dos Seus Objetivos Para a Reunião
Para ter sucesso nesse quesito é necessário que você faça as seguintes perguntas a si mesmo: “Quais os problemas preciso resolver?”, “O que deve ser discutido com mais ênfase?”, “Quais resultados eu espero para essa reunião?”. São simples questionamentos que fazem toda a diferença na produtividade de uma reunião.
Defina o Tempo a Ser Utilizado
Aqui você deve definir um tempo total para realizar toda a reunião, do início ao fim, de modo que fique curta, se possível, e produtiva. É importante também definir o tempo gasto para cada assunto que será tratado na reunião.
Escolha Bem os Participantes
Nem todas as reuniões devem ser realizadas com todos os integrantes da equipe. Em alguns momentos será mais produtivo realizar reuniões apenas com um setor ou, em alguns casos, apenas com os líderes dos setores. Análise esses aspectos!
Complemente a Pauta da Reunião
Certifique-se de que o responsável por registrar os acontecimentos da reunião o fez completamente. A pauta é crucial para manter um histórico de tudo que foi discutido. Além disso, pode ser reaproveitada em próximas reuniões e também servir de base para outros encontros. É importante também que os participantes tenham acesso à pauta.
Tenha um Local Adequado Para Realizar Reuniões
Como dica bônus, um dos principais pontos para uma reunião produtiva, o local de realização deve ser pensado de forma que atenda a todas as necessidades da equipe. Pense em todos os equipamentos necessários para reunir, sejam eles tecnológicos ou não, e a quantidade de participantes da reunião.
Para isso, com certeza precisará de um local que tenha espaço suficiente e já pré dispostos alguns itens fundamentais. Conheça as salas de reunião da Okay Coworking e seus benefícios.
Venha para o compartilhado e compartilhe sucesso!